Ontvangs en Skakelbord Somerset Wes - R10K CTC pm

Wednesday, 7 July, 2021
Beverley     +27767235607
Helderberg  

Verantwoordelik vir die beantwoording van die maatskappy se skakelbord, voorsien sekretariële en administratiewe ondersteuning aan personeel op ‘n effektiewe en professionele manier.

Sleutel Prestasie Areas

1. Beantwoording van skakelbord
2. Informasie diens
3. Algemene Kantoor Administratiewe Dienste
4. Bestuurs Agente Administratiewe Dienste
5. Verhurings Agente Administratiewe Dienste
6. Ontvangs Dienste
7. Argief Dienste

Volledige Beskrywing

1. Beantwoording van skakelbord

Beantwoord inkomende oproepe professioneel te alle tye.
Toepassing van professionele telefoonetiket te alle tye.
Deurskakeling van oproepe na die regte uitbreidings.

2. Informasie Diens

Beantwoording van basiese vrae van die maatskappy alvorens deurskakel na regte uitbreiding.
Op hoogte bly van watter bestuurs agent bestuur watter beheerliggaam.
Ingelig wees waar alle personeel hulle bevind.
Die neem van boodskappe en deurgee daarvan.
Telefoniese hulp verleen waar ‘n bestuursagent nie beskikbaar is nie, bv heffingsnavrae

3. Algemene Kantoor Administratiewe Dienste

Bestel van skryfbehoeftes, drukkersink en papier
Toesien dat drukkers oor papier beskik.
Versorging van algemene netheid in kantore, raadsale, kombuis.
Optel en uitsorteer van pos.
Byhou van kwitansieboeke.
Bank deposito.
Ontvang fakse en uitstuur daarvan.

4. Bestuurs Agente Administratiewe Dienste

Verleen hulp rakende hul leers netjies te kry
Verleen hulp rakende ad hoc administratiewe take.
Verleen hulp aan taalversorging by Notules.
Ouditeure se pakkies bymekaar kry.
Behulpsaam wees om kopieë te maak van vergaderingstukke vir vergaderings.
Druk van labels.
Skakeling om kworums te kry vir alle AJV’s.
Plak van notule in boeke.
Aankoop van lekkers vir AJV.

5. Verhurings Agente Administratiewe Dienste

Scan kontrakte op PayProp.
Scan debietorders op PayProp.
Email state en fakture aan huurders.
Skakeling met ou en nuwe huurders rakende inspeksiedatums.
Bestuur optel/afhaal van sleutels, afstandbeheer/etc.
Hulp verleen aan ad hoc administratiewe take.
Hulp verleen met liassering.

6. Ontvangs Dienste

Professionele kliëntediens.
Ontvang en assisteer besoekers.
Toesien dat ontvangs area netjies is.
Bestuur ontvang en uitgee van sleutes/afstandbeheer/etc.
Ontvang van kontant/tjeks en verskaffing van kwitansies.
In beheer wees met kantoorontruiming in die geval van brand.

7. Argief Dienste

Liasseer alle bestuurs agente se ou dokumentasie.
Liasseer verhuringsagente se ou dokumentasie.
Toesien dat alle dokumente goed gemerk en “barcodes” bevat.
Bestuur van afhaal van alle argief dokumetasie na Re File.
Liasseer alle ou dokumentasie wat in kantoor gehou word.