Deeltitel & HOA Bestuursagent Portefeulje Bestuurder Somerset Wes - 18 - 22K CTC pm

Wednesday, 7 July, 2021
Beverley     +27767235607
Helderberg  

Sleutel Prestasie Areas

1. Finansiële Bestuur
2. Administratiewe Dienste
3. Vergadering Dienste
4. Versekering Dienste
5. Projek Bestuur
6. Instandhouding en Herstelwerk Dienste
7. Wetlike en Konflik resolusie bystand
8. Kliëntediens

Volledige Beskrywing

1. Finansiële Bestuur

Beheer van lopende rekening asook beleggings rekening by bank.
Invordering van heffingsgelde – agterstallige heffings in samewerking met prokureurs waar nodig. Rekeninge word maandeliks uitgestuur.
Vereffening van alle rekeninge van die beheerraad/vereniging, bv elektrisiteit, tuindiens, onderhoud en reparasies, UIF, Vergoedingkommisaris, belasting, BTW ens.
Deponering van alle fondse ontvang in die beheerraad se eie bankrekening.
Voorsiening van klaringssertifikate.
Byhou van Bate registers waar van toepassing

2. Administratiewe Dienste

Hou van ‘n volledige stel rekeningkundige boeke – gerekenariseerd.
Rekords van elke eienaar se heffingstate.
Reël van jaarlikse rekeningkundige oudit met die ouditeur van die beheerraad.
Voorbereiding van die jaarlikse begroting vir berekening van die heffings
Opstel en byhou van werknemer kontrakte, statutêre vereistes, vergoeding en verlof
Hantering van alle korrespondensie van die Regspersoon/Vereniging.
Verskeie sekretariële dienste, bv stuur van briewe aan inwoners of eienaars, afskrifte van huisreëls, ens.
Rekord houding van notule boeke, reëls, planne, versekeringpolisse, ens.

3. Vergadering Dienste

Reël van trustee/bestuurskomitee- en Algemene Jaarvergaderings.
Sien om na volmagte, nominasies, agendas, ens. vir die AJV.
Bywoning van vergaderings.
Hou en uitstuur van alle notules.
Behulpsaam te wees en advies te gee aan die trustees/bestuurskomitee oor die prosedures aangaande sake soos algemene vergaderings, spesiale algemene vergaderings, kworums, volmagte, besluite, stemregte, ens.

4. Versekeringsdienste

Behulpsaam te wees aan die Raad van Trustees in die bepaling van vervangingswaardes vir assuransie doeleindes en reëling vir waarderings, wanneer nodig, te tref.
Die verkryging van kwotasies vir beste beskikbare premies.
Die reëling vir versekering van geboue en verbeteringe en enige ander versekering wat die Beheerliggaam mag benodig.
Die hantering van alle versekeringseise.

5. Projek Bestuur

Kommunikasie tussen die kontrakteur en Raad van Trustees of Bestuurskomitee.
Hou rekord van begroting.
Reël kwaliteitskontrole.
Maandelikse gebou inspeksie.
Health & Safety

6. Instandhouding en Herstelwerk Dienste

Ontvangs van alle aangeleenthede insake onderhoud van die gebou en gemeenskaplike area.
Inwin van kwotasies vir herstelwerk en gee van opdragte aan kontrakteurs vir kleiner herstelwerk.
Voorlegging van kwotasies vir groter herstelwerk en verbeteringe aan die Raad van Trustees en Bestuurskomitee.
Betaling van kontrakteurs uit die beheerraad se eie bankrekening nadat inspeksie van die werk deur die Raad van Trustees of Bestuurskomitee of hul gevolmagtigde plaasgevind en betaling goedgekeur is.

7. Wetlike en Konflik resolusie bystand

Verleen bystand waar konflik ontstaan tussen trustees, eienaars, huurders, inwoners en hul gaste binne die Wet asook met die hulp van NAMA en Equillor.
Staan trustees by met buitengewone of probleem situasies met navorsing/ondersoeke om oplossings voor te stel

8. Kliënte diens en Kommunikasie

Plaas jou self in die kliënt se skoene en bepaal sy verwagtinge
Lewer doeltreffende en tydige diens
Kommunikeer te alle tye professioneel, vriendelik en hulpvaardig.
Maandelikse verslagdoening aan trustees
Werk saam met trustees met alle aksies om uitstekende goeie bestuur van die regspersoon te verseker.